Digitální archiv vám šetří čas, prostor a nervy

Většina dokumentů dnes vzniká elektronicky. Ale jen v málo firmách bychom nenašli množství šanonů s vytištěnými dokumenty, které zabírají cenné místo. Nemluvě o tom, že pokud starší dokument skutečně potřebujete, musíte ho obvykle namáhavě hledat. Přitom není důvod, proč celou agendu nezpracovávat digitálně, aniž porušíte legislativní požadavky.

V létě bývá pracovní zatížení díky dovoleným trochu menší, proto představuje toto období ideální čas věnovat se věcem, které jsou sice potřebné, ale mohli jsme je odložit. K těm často patří třídění dokumentů, ukládání aktuálně nepotřebných složek do krabic, protože při podnikání se nevyhne "papírování" velká firma stejně jako živnostník. Smlouvy, prezentace, rozvahy, hlášení, přiznání. Řadu dokumentů musíte ze zákona archivovat až 45 let, některé si naopak ponecháváte pro vlastní potřebu. Každopádně se o ně musíte zároveň i starat, aby si zachovaly svoje vlastnosti. Text může postupem času vyblednout, papír působením různých teplot a vlhkosti ztrácí konzistenci. Navíc z praktického hlediska potřebujete mít dokumenty označeny nejen datem vzniku, ale také dobou skartace. Všechny tyto starosti vám mohou odpadnout, pokud dokument budete "skladovat" v digitálním archivu. Čím dříve s digitalizací začnete, tím dříve se zbavíte záplavy papíru, a jak budou dobíhat skartační lhůty papírových dokumentů, uvolní se vám místo ve firmě nebo si nebudete muset pro archiv pronajímat drahé prostory.

I když digitální archiv přináší řadu pozitiv, pouze 49 % firem v ČR alespoň částečně digitální dokumenty uchovává, ne vždy ale vhodným způsobem.* "V dnešní době je zbytečné archivovat dokumenty v tištěné formě, zvlášť když v podstatě všechny vznikají elektronicky. A ty starší je možné do elektronické podoby pohodlně převést," říká Martin Vondrouš, business development manager společnosti Software602, která se specializuje na digitalizaci procesů ve firmách i státní správě a stojí například za více než 13 miliony digitálně podepsaných dokumentů v roce 2023. "Dokumenty v elektronickém archivu lze snadno vyhledávat a u těch, které archivovat musíme ze zákona, nám odpadá problém s hlídáním povinné lhůty. Tu si u každého dokumentu profesionální archiv hlídá automaticky," dodává Vondrouš.

Povinnost archivovat máte ze zákona
Povinnosti vyplývající ze zákonů jsou nejčastějším důvodem pro uchovávání dokumentů. Proto se nutnosti archivovat často nevyhnou ani živnostníci, například plátci DPH nebo zaměstnavatelé. Koho se tedy povinnost archivovat týká?

Účetní jednotky a plátci DPH archivují účetní záznamy a doklady pro stanovení DPH po dobu 5 let, pokud jde o účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví, 10 let účetní závěrku, výroční zprávu a daňové doklady.

Zaměstnavatelé musejí archivovat 3 roky stejnopisy evidenčních listů, 6 let seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti, 10 let mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, 45 let mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění.

Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci archivují 5 let účetní doklady jako faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, výplatnice apod.

Na obchodní společnosti, družstva, notáře a některá politická uskupení se dále vztahuje povinnost trvale ukládat vybrané dokumenty z přílohy č. 1 zákona o archivnictví (např. zakladatelské dokumenty, výroční zprávy, účetní závěrky) a nabídnout je státnímu archivu k takzvanému výběru poté, co uplyne jejich skartační lhůta, nebo nejpozději v případě ukončení své činnosti. Pokud státní archiv shledá dokumenty důležitými i pro budoucí generace, převezme je do svého archivu jako tzv. archiválii.

Výhoda digitálního archivu
Digitální archiv na rozdíl od ukládání do šanonů a krabic nabízí vyšší přehlednost a dohledatelnost dokumentů. Samozřejmě to zvyšuje efektivitu práce už jenom tím, že s jedním dokumentem může pracovat víc osob najednou. Nemusíte tak po firmě hledat toho, kdo si z archivu vypůjčil potřebný šanon a zapomenul ho vrátit. V elektronickém archivu od Software602 je navíc možné vyhledávat fulltextově podle klíčových slov, podle doby vzniku, data podpisu nebo podle podpisovatele a řady dalších metadat. Digitální archiv nabízí také takzvanou aktivní péči, kdy se na rozdíl od běžného úložiště například pohlídá platnost podpisů na uzavřených smlouvách, hlídá skartační lhůty a automaticky udržuje podpisy na každém dokumentu v platnosti. Postará se tedy o to, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky i pravidla skartace včetně případné implementace nových zákonných úprav.

Jak správně digitalizovat papír?
Základem dobré funkcionality digitálního archivu je správný elektronický dokument, ať již nativní nebo papírový, konvertovaný do elektronické podoby. A právě ve vytvoření validního elektronického dokumentu, který lze uložit do dlouhodobého archivu, řada uživatelů chybuje. Pro archivaci dokumentů v elektronické podobě je nutné zachovat věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost. Dokument tedy musí být opatřen elektronickou pečetí a el. časovým razítkem, které říká, že prvotní dokument nebyl upraven. Tím péče o dokument ovšem nekončí, technická platnost časového razítka je 5 let a po uplynutí této doby musí být dokument "přerazítkován" novým. O správné zpracování a opatření dokumentů všemi náležitostmi pro právní validitu se starají například nástroje Sofa a Formflow od Software602, pracující s tzv. aktivní péčí. Na rozdíl od klasických úložišť, jako je Google Disk, pečují nejen o správnost uložených dat, ale také o jejich dlouhodobou správu a ochranu.

Čtěte dále

Čínský podnikatel Jack Ma zbohatl díky úspěchu Alibaby

Jack Ma je zřejmě nejznámějším čínským technologickým podnikatelem. Mnohonásobný miliardář svůj majetek získal jako selfmademan,...

Průmyslu ani obchodu se v červenci nedařilo, stavebnictví meziročně stouplo

České průmyslové výrobě se ani v červenci nedařilo a pátý měsíc za sebou se meziročně propadla, naopak výsledky stavebnictví po...

Po 15 letech se do ČR vrátila katarální horečka ovcí, chovatelé čekají problémy

Po 15 letech se v Česku vyskytla katarální horečka ovcí, která postihuje také kozy a skot. Potvrzená je ve dvou chovech na...

Mezinárodní strojírenský veletrh v Brně se poprvé otevřel před 65 lety

Nejstarší pravidelně realizovanou akcí na brněnském výstavišti je Mezinárodní strojírenský veletrh (MSV). Jeho první ročník se...

Úspěšné podniky mohou nabírat "sirotky" po zombie firmách

Silné firmy hledají schopné lidi, firmy "na přístrojích" však šikovné lidi zbytečně blokují. Pracovní trh se ale podle expertů...

Novým generálním ředitelem Zepter pro Česko a Slovensko je Jakub Šmatlák

Jakub Šmatlák se 11. července stal novým generálním ředitelem společnosti Zepter International pro Českou republiku a Slovensko....

Podepisujte smlouvy digitálně a zdarma

Pronajímáte na léto chatu nebo chalupu? A víte, že se kvůli podpisu smlouvy nemusíte s nájemcem scházet? Oba můžete kontrakt...

Měli vydělat, místo toho hlásí dluhy. Insolvenční návrh na Glocin projedná soud

Krajský soud v Ostravě nařídil jednání k insolvenčnímu návrhu podanému na firmu Glocin kontroverzního podnikatele Aleše Kohoutka....

Akciové trhy v Evropě kvůli výpadku IT systémů ztrácejí vyšší desetiny procent

Akciové trhy v Evropě jsou dnes v souvislosti s celosvětovým výpadkem IT systémů v obavách a odepisují vyšší desetiny procent....

Nabídka zánovních vozů meziročně vrostla o 11 %, ceny jsou stabilní

Za první pololetí letošního roku český trh ojetin nabídnul 45 153 zánovních automobilů, tedy aut s nájezdem do 50 000 kilometrů a...

Úspěšná aukce domény Virtualnisidlo.cz dokazuje zájem nejen o dražby domén

Virtuální sídla představují moderní a úsporné řešení pro podnikatele a firmy v České republice. Tento trend potvrzuje rekordní...

Nové slínkové silo v čížkovské cementárně pomáhá snížit prašnost v okolí

Nové silo na uskladnění slínku v areálu Holcim Česko pojme až 50 000 tun této základní suroviny pro výrobu cementu, jeho stavba...

Testbed naučí výrobce snížit spotřebu energií díky přesnému měření

Přesná evidence spotřeby energií, její vizualizace i následná kontrola. To je téma dalšího z řady tzv. Testbed Oped Day, které...

Správné nástroje digitalizace usnadňují cestovkám byznys

České cestovní kanceláře a agentury zaznamenávají stále rostoucí zájem o své služby. V letošním roce opět rostou nejen jejich...

Palírna u Zeleného stromu loni zvýšila prodeje, chce investovat do technologií

Palírna u Zeleného stromu, největší ryze česká rodinná palírna, zvýšila v loňském roce prodeje o 3 % na 150 tisíc hektolitrů...

Nedostatek IT zaměstnanců zpomaluje českou ekonomiku. Řešením jsou externí specialisté

V IT a komunikacích se české firmy dlouhodobě potýkají s problémem sehnat IT pracovníky. Více než polovina společností uvádí už...

Vyhořelí top manažeři mohou na nižší pozici zazářit

Na trhu přibývá propuštěných či vyhořelých manažerů, kteří hledají uplatnění na nižších pozicích. Firmy je však odmítají jako...

I přes zvyšující se životní náklady roste poptávka po prémiových značkách, jejich prodeje v AURES Holdings vzrostly za 5 let čtyřnásobně

Přestože velká část Čechů stále častěji kupuje automobily úspornější na provoz i levnější na pořízení, roste každým rokem i...

Do dvou let plánuje více než polovina Čechů změnu bydlení

Podle nejnovějšího průzkumu společnosti IKEA, který zkoumal vztah Čechů k domovu, plánuje v příštích dvou letech změnit své...

Ukončení pracovního poměru z organizačních důvodů

Problematiku výpovědi z pracovního poměru uceleně upravuje zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění (dále jen...

další zprávy